Wenn im Unternehmen im Mehrschichtbetrieb gearbeitet wird, ist die Schichtplanung fester Bestandteil der Einsatzplanung. In der Schichtplanung wird festgelegt, welche Mitarbeitenden in welcher Schicht arbeiten. Dadurch wird ermöglicht, dass die Beschäftigten nacheinander am gleichen Arbeitsplatz arbeiten können.
Schichtplanung vs. Personaleinsatzplanung
Grundsätzlich werden die beiden Planungsarten nach dem Grad der Flexibilität unterschieden.
Die Schichtplanung stellt einen festen Ablauf von Schichtfolgen dar. Dieser wiederholt sich in einem festen Zeitraum, z. B. alle zwei Wochen. Für die Mitarbeitenden dient der Schichtplan als Übersicht, da für jeden ersichtlich ist, welche Schicht an welchen Tagen geplant ist. Die Schichtplanung kann für einen beliebig langen Zeitraum in die Zukunft hinaus festgelegt werden.
Bei der Personaleinsatzplanung wird der Personaleinsatz ebenfalls für einen bestimmten Zeitraum festgelegt, allerdings wird er nach Ablauf dieser Zeitperiode wieder neu geplant. Dadurch kann, beispielweise in der Produktion, flexibel auf die aktuelle Bedarfssituation reagiert und der Personalbedarf effizient geplant werden. Dem Personaleinsatzplan können die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer entnehmen, an welchen Tagen sie in dem kommenden Zeitabschnitt arbeiten müssen.
Schichten müssen heute detaillierter geplant werden
Die Ursprünge des Schichtbetriebs liegen in Branchen, in denen zahlreiche Arbeitnehmende gleiche oder zumindest ähnliche Tätigkeiten ausführen. Beispielsweise war der Schichtbetrieb im Kohlebergbau sehr verbreitet. Die Aufgabe der Planung bestand im Wesentlichen darin sicherzustellen, dass für jede Schicht die erforderliche Zahl an Mitarbeitenden zur Verfügung stand. Anspruchsvoller ist die Aufgabe, wenn die Arbeitsplätze unterschiedliche Qualifikationen erfordern. Noch komplizierter ist die Situation, wenn während einer Schicht ein Produktwechsel stattfindet und daher am selben Arbeitsplatz zu verschiedenen Zeiten unterschiedliche Qualifikationen erforderlich sind.
Vorteile einer digitalen Schichtplanung
Die klassische, analoge Lösung für die Organisation des Schichtbetriebs besteht in dem Aushang von Schichtplänen, die mit Hilfe von Excel angefertigt werden. Anhand dieser Pläne kann sich jeder Mitarbeitende selbstständig über seine Einsatzzeiten informieren.
Eine digitale Schichtplanung erlaubt es unter anderem, diese Pläne durch Terminals zu ersetzen. Die digitale Form der Schichtplanung bietet aber noch viele weitere Vorteile:
| + | Organisatorische Vereinfachung, da das Ausdrucken und Aushängen der Pläne entfällt. |
| + | Interaktive Terminals bieten Möglichkeiten, die Planung flexibler zu gestalten. Arbeitnehmende können beispielsweise selbständig Schichten tauschen. Der Tausch kann sofort elektronisch bestätigt werden, nachdem die erforderlichen Prüfungen der Tauschanfrage vorgenommen wurden. |
| + | Mitarbeitende können zu jeder Zeit ihre Zeitkonten prüfen. |
| + | Hinterlegung von bevorzugten Einsatzzeiten. So kann schnell geprüft werden, ob diesen Wünschen entsprochen werden kann. Dabei sind sowohl betriebliche Belange zu berücksichtigen als auch mögliche Kollisionen mit dem Arbeitszeitgesetz oder tariflichen Regelungen. Beides kann in vielen Fällen automatisch ohne manuelle Eingriffe seitens der Einsatzplanung geschehen. |
Damit wird der Alltag der Verantwortlichen der Personalplanung erleichtert, viel Zeitaufwand gespart und die Mitarbeitenden werden aktiv in die Planung mit einbezogen.
Weitere Informationen zur digitalen Planung von Schichten finden Sie HIER.
