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IT-gestützte Planung der Bereit­schaften in Krisen­zeiten

25.03.2020 10:38:33

Die Coronakrise stellt in mehrfacher Hinsicht eine neue Herausforderung dar. Es ist davon auszugehen, dass die Anzahl von kurzfristigen Ausfällen steigt. Da im Falle einer nachgewiesenen Infektion sich auch Kontaktpersonen zur Sicherheit in Quarantäne begeben müssen, werden die Ausfälle überdurchschnittlich hoch sein. In vielen Fällen ist sogar damit zu rechnen, dass eng zusammenarbeitende Teams gleichzeitig komplett ausfallen.

Planung von Bereitschafts­diensten in Unterneh­men, Behörden und Kranken­häusern

Die Planung von Bereitschaftsdiensten in Unternehmen, Behörden und Krankenhäusern ist schon in normalen Zeiten eine anspruchsvolle Aufgabe, bei der keine Fehler unterlaufen dürfen. Denn Bereitschaftsdienste als Backup für eventuell kurzfristig ausfallendes Personal werden ohnehin nur für Aufgaben angeordnet, die zwingend jederzeit erledigt werden müssen.

Schnelle Implemen­tierung neuer Schicht- und Bereitschafts­modelle

In Zeiten einer Krise wie der Coronakrise müssen die Schicht- und Bereitschaftspläne schnell der veränderten Lage angepasst werden. Das gilt sowohl für Unternehmen als auch für Kliniken, die Polizei und weitere öffentliche Behörden und Institutionen. Beispielsweise ist es nicht unüblich, dass eine Person in Bereitschaft als Ersatzbesetzung für zwei Arbeitsplätze eingeplant wird. Im Normalbetrieb ist dies möglich, weil es sehr unwahrscheinlich ist, dass beide regulär eingeplanten MitarbeiterInnen unabhängig voneinander gleichzeitig ausfallen. Diese Strategie muss aus den oben erwähnten Gründen währende der Coronakrise kritisch hinterfragt werden.

Bereitschaftsdienste in Krankenhäusern

Wie muss die Personaleinsatz­planung während der Coronakrise angepasst werden?

Eine Anpassung der Personaleinsatzplanung, insbesondere der Planung von Schicht- und Bereitschaftsdiensten, muss in mehrfacher Hinsicht erfolgen. Die erste und offensichtliche Frage lautet, welche Arbeitsplätze überhaupt besetzt sein sollen. Nicht zwingend erforderliche Tätigkeiten werden oft zurückgestellt, Stichwort „Social Distancing“. An anderer Stelle kann der Personalbedarf sogar zunehmen, insbesondere im Gesundheitssektor.

Die Planung der Bereitschaftsdienste muss darüber hinaus einen möglicherweise höheren Bedarf aufgrund größerer Ausfallzahlen berücksichtigen. In einigen Fällen, beispielsweise in den Gesundheitsämtern, kann es vorkommen, dass Aufgaben, die üblicherweise nur in der regulären Arbeitszeit wahrgenommen werden, nun 24 Stunden am Tag durchgeführt werden müssen. Und schließlich muss perspektivisch auch damit gerechnet werden, dass aufgrund von Personalengpässen in Kliniken vorübergehende Regelungen des Arbeitszeitgesetzes außer Kraft gesetzt werden könnten, um zum Beispiel mehr Bereitschaftsdienste zu ermöglichen.

Eine solche gesetzliche Flexibilisierung würde ihre Wirkung verfehlen, wenn die neuen Schichtmodelle in der Praxis nicht zeitnah umgesetzt werden könnten. In größeren Organisationen ist dies nur mit einer IT-gestützten Personaleinsatzplanung möglich.

Mit einer digitali­sierten Personaleinsatz­planung flexibel reagieren

In zahlreichen Landespolizeien und Kliniken wurden aufgrund der zu erwartenden Personalanforderungen sämtliche geplanten Urlaube und Fortbildungen bis auf Weiteres gestrichen. Damit stehen in den nächsten Monaten beachtliche zusätzliche Personalressourcen zur Verfügung. Diese zusätzlichen Ressourcen optimal zu nutzen, ist eine hochgradig komplexe Aufgabe, da sämtliche Schicht- und Bereitschaftspläne auf den Prüfstand gestellt werden müssen.

Ein zweites Beispiel: Das Robert Koch Institut hat sämtliche Städte und Landeskreise aufgefordert, vorübergehend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus anderen Bereichen der Verwaltung den Gesundheitsämtern zuzuordnen. Viele dieser neuen Mitarbeitenden werden dort nur allgemeine Verwaltungsaufgaben wahrnehmen können, andere verfügen hingegen über fachspezifische Kenntnisse im Gesundheitsbereich.

Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung, wie PROCESS HR, ist es in beiden genannten Beispielen auf einfache Weise möglich, die zusätzlichen Personalressourcen optimal einzusetzen. Im Falle der Urlaubs- und Fortbildungssperren sind im System bereits die Qualifikationsprofile hinterlegt. Auch bei zusätzlich abgeordneten Mitarbeitenden können sie schnell angelegt werden. Anhand dieser Profile werden die optimierten Einsatzpläne automatisch erstellt.

Employee-Self-­Service-Portale

Gerade in Zeiten hoher Belastung ist es der Mitarbeiterzufriedenheit sehr zuträglich, wenn individuelle Wünsche hinsichtlich der Einsatzzeiten so weit wie möglich berücksichtigt werden. Aktuell ist dies umso wichtiger, da die Schließung der Schulen und Kitas eine besondere Rücksichtnahme auf die Belange der Eltern erfordert. Employee-Self-Service-Portale ermöglichen es den Beschäftigten, solche Einsatzwünsche direkt an die Personaleinsatzplanung zu übermitteln und diese dort automatisch in der Planung zu berücksichtigen. Eine IT-gestützte Personaleinsatzplanung trägt daher wesentlich dazu bei, die Funktionsfähigkeit der kritischen Infrastruktur in Krisenzeiten zu sichern.

Oliver Meyer

Geschrieben von Oliver Meyer