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Urlaubsplanung - Die nächste Jahresplanung steht vor der Tür

12.11.2020 08:00:00

Die Herbstferien sind gerade vorbei und die Urlaubsplanung für das neue Jahr steht schon wieder vor der Tür. Das kann für einige Personalplanende zur Herausforderung werden, da vor allem Mitarbeitende mit Kindern bevorzugt in den Schulferien frei nehmen möchten. Jederzeit müssen genügend Beschäftigte anwesend sein, um die zu tätigende Arbeit erledigen zu können. Gleichzeitig müssen jedoch die Ruhepausen und Belastungen der anderen Mitarbeitenden berücksichtigt werden.

Jahresurlaub planen

Vorrang von Mitarbeitenden mit schulpflichtigen Kindern während der Schulferien

Es bestehen bei vielen Mitarbeitenden Wünsche, wann sie ihren Urlaub nehmen möchten. Allerdings müssen soziale Gesichtspunkte von Beschäftigten bei der Entscheidung, wessen Urlaubsantrag genehmigt wird, berücksichtigt werden. 
Hierzu zählen auch die Schulferien, besonders die Sommerferien, bei denen den Mitarbeitenden mit schulpflichtigen Kindern (vor allem Kinder unter 14 Jahren) vorrangig Urlaub zustehen sollte.

Nicht nur Arbeitnehmende mit Kindern werden bei der Urlaubsplanung berücksichtigt 

Im Bundesurlaubsgesetz heißt es, dass „bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen“ (§7 Abs. 1 S.1 BUrlG). 

Was versteht man generell unter sozialen Gesichtspunkten?

Da aus betrieblichen Gründen nicht alle Mitarbeitenden zum gleichen Zeitpunkt in den Urlaub können, muss eine Interessensabwägung erfolgen. Dabei sollten soziale Gesichtspunkte berücksichtigt werden. Dazu zählen:

  • Alter der Mitarbeitenden
  • Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Zahl der (schulpflichtigen) Kindern 
  • Berufstätigkeit des Partners 
  • Notwendigkeit der Erholung aufgrund einer Krankheit

Ein Beispiel wäre, dass der Partner nur in einem bestimmten Zeitraum frei bekommt. Dann hat der Mitarbeitende ein Vorrecht ebenfalls in dem Zeitraum Urlaub nehmen zu dürfen.
Außerdem steht dem Angestellten vorrangig Urlaub zu, wenn er an eine medizinische Vorsorge oder Rehabilitation einen Urlaub anschließen möchte. Dieses ist nach § 7 Abs. 1 S.2 BurlG eine Pflicht des Arbeitgebenden, wenn keine betrieblichen Gründe dagegensprechen.

Was versteht man unter dringenden betrieblichen Belangen?

Dringende betriebliche Belange können dafür sorgen, dass Urlaubswünsche nicht erfüllt werden können. Darunter zählen: 

  • Personelle Engpässe
  • Abschluss- und Inventurarbeiten 
  • Unerwartete Änderung der Auftragslage

Bei wem liegt die Entscheidung der Urlaubsgenehmigung?

In einigen Unternehmen gibt es Urlaubslisten, in denen Angestellte sich eintragen können. Letztendlich gewährt immer der Vorgesetzte bzw. die Personalabteilungsleitung den Urlaub. 

Zeitersparnis durch die digitale Urlaubsplanung und -verwaltung 

Die manuelle Urlaubsplanung und -verwaltung nimmt viel Zeit in Anspruch. Einerseits müssen betriebliche Belange berücksichtigt werden und andererseits auch die Wünsche der Mitarbeitenden. Diese beiden Aspekte zu vereinen, stellt des Öfteren Herausforderungen dar. Mit einer digitalen Software wird die Urlaubsplanung mit allen Berücksichtigungen automatisch durchgeführt. 

PROCESS HR für eine erfolgreiche Planung 

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Mit unserer Software PROCESS HR werden bei der Urlaubsplanung alle Aspekte berücksicht, die generell zu beachten sind und bei Ihnen individuell als relevant angesehen werden.
Grundlegend für die Planung sind die Stammdaten Ihrer Angestellten, in denen auch der Urlaubsanspruch hinterlegt ist. Es können Urlaubsquoten und Qualifikationsquoten für verschiedene Schichtgruppen angelegt werden sowie Urlaubskreise definiert werden. Diese dienen zur Gruppierung von Mitarbeitenden, um eine Unterdeckung bei der Planung sowie Konflikte zu verhindern. Durch die angegebene Urlaubs- und Qualifikationsquote kann das Programm prüfen, ob nicht bei zu vielen Angestellten aus dem gleichen Planungsbereich bzw. der gleichen Qualifikation Urlaub geplant wurde. 
Des Weiteren können Sie die Gewichtung von Urlaubsanträgen der Mitarbeitenden festlegen. Damit werden die sozialen Gesichtspunkte bei der Urlaubsplanung berücksichtigt. 
Es gibt viele weitere Parameter, die angegeben werden können, um die Planung und Verwaltung so individuell wie möglich zu gestalten. Das System wird diese durch Regelprüfungen beachten. 
Somit gestalten Sie einfach und individuell Ihre Urlaubsplanung.

Digitale Selbstverwaltung der Mitarbeitenden auch für Urlaubsanträge möglich

Ihre Mitarbeitenden haben die Möglichkeit mit unserem Selfservice Portal PSP ihre Urlaubsanträge zu stellen. Somit haben diese eine größere Eigenverantwortung, Flexibilität sowie Statusübersicht. Sie erhalten einen besseren Überblick über die gestellten Anfragen Ihrer Beschäftigten. 

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Sie wollen den Jahresurlaub einfach und stressfrei planen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir haben die passende Lösung für Sie!

 

Jasmin Sturm

Geschrieben von Jasmin Sturm

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