Workforce Management, als effizienter Baustein wirkungsvoller Personaleinsatzplanung, ist seit dem Beginn wirtschaftlicher Krisen weithin gebräuchlich. Vor dem Hintergrund des enormen Kostendrucks, dem die meisten Unternehmen ausgesetzt sind, ist eine hohe Effizienzsteigerung auf der Basis eines beachtlichen ROI für den geschäftlichen Erfolg unverzichtbar.
Was versteht man unter Workforce Management als Instrument der Personaleinsatzplanung?
Unter diesen Begriff wird die optimale Einteilung aller in einem Unternehmen befindlichen Ressourcen verstanden. Wenn Sie, beispielsweise als Personalchef, eine Schichtplanung oder einen Dienstplan erstellen müssen, zeigt Ihnen die Software, welche Ressource zum richtigen Zeitpunkt für den entsprechenden Auftrag disponiert werden muss.
Analog zu dem Begriff aus der Logistik, ist Workforce Management das "Just in Time" System der Personaleinsatzplanung. Sollten Sie mit der Personaleinsatzplanung von Außendienstmitarbeitern betraut sein, kalkuliert Workforce Management bei der Disposition die Qualifikation, das mitgeführte Material sowie die Auslastung. Die Planung erfolgt in Echtzeit und die Software überträgt die Daten der Mitarbeiter automatisch ins Backoffice, sodass auch kurzfristige Änderungen und Erfordernisse flexibel berücksichtigt werden können.
Die Einsatzplanung als besondere Herausforderung für den Personalchef
Als Fachmann auf dem Gebiet der Personaleinsatzplanung, sei es bei der Schichtplanung oder der Erstellung eines Dienstplanes, wissen Sie sicherlich, dass die Gestaltung der idealen Einsatzplanung eine besondere Herausforderung darstellt. Denn selbst perfekt geplante Einsätze und Abläufe können schnell in einer Konfusion enden, wenn ungeplante Zwischenfälle auftreten und die ganze Personaleinsatzplanung zum Einsturz bringen.
Fragen wie: " Welcher Mitarbeiter kann einspringen"? oder "Welcher Kollege kann die schon verplanten Aufträge übernehmen"? treten dann unweigerlich auf. Die Beantwortung sowie die passgenauen Reaktionen kosten Zeit. Im schlimmsten Fall kann eine unerledigte Aufgabe sogar zur Verärgerung des Kunden führen.
Workforce Management als optimale Lösung
Genau in diesem Punkt erweist sich eine effiziente Einsatzplanung mittels der Software als optimale Lösung und garantiert die perfekte Schichtplanung oder Einsatzplanung, die das oben beschriebene Szenario weitest gehend ausschließt.
Workforce Management gibt Ihnen:
- eine übersichtliche Darstellung aller Aufgaben und Aufträge
- ermöglicht die überschaubare Lenkung Ihrer Servicetechniker oder Ihrer Außendienstmitarbeiter mit ihren spezifischen Qualifikationen
- zeigt den genauen Status des jeweiligen Einsatzes an
- gewährt Ihnen die genaue Übersicht über die Auslastungen.
Vor allem, wenn Sie in einem Unternehmen tätig sind, in dem die optimierte Einsatzplanung zur Disposition Ihrer Außendienstmitarbeiter benötigt wird, zeigt sich die Stärke von Workforce Management. Denn mittels dieser Software können Sie den Außendienst regelrecht "mobil machen". Die Mitarbeiter mit tragbaren Endgeräten, wie beispielsweise Laptops, ausgestattet, haben eine mobile Anbindung an die IT Ihres Betriebes.
So tragen sie ihr "Büro" immer mit sich und können schon von zu Hause aus in den Arbeitstag starten, ohne vorher noch in der Firma vorbei fahren zu müssen. Die Kollegen können nicht nur mobil alle Aufträge entgegen nehmen, sondern auch direkt zu den betreffenden Einsatzorten fahren.
Direkt vor Ort lassen sich alle auftragsrelevanten Daten abrufen sowie einen dementsprechenden, detailgenauen Servicebericht erfassen, der automatisch ins Backoffice weiter geleitet wird. So können Ihre Mitarbeiter - ohne zeitliche Verzögerung - den nächsten Auftrag annehmen.
Resümee
Durch Workforce Management werden Kosten gespart sowie die Effizienz aller Abläufe erhöht. Sämtliche Prozesse des Außendienstes werden beschleunigt und perfektioniert.
Ihr erfahrener Partner, p.l.i. solutions, erstellt im Vorhinein für Ihr Unternehmen eine maßgeschneiderte Prozessanalyse, damit das Workforce Management auch passgenau auf die Bedürfnisse Ihrer Firma abgestimmt werden kann. Danach steht dem erfolgreichen Arbeiten mit "Ihrer" individuellen Geschäfts-Software nichts mehr im Wege!
