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Social Collaboration Tools: Bedeutung der richtigen Implementierung

11.06.2020 08:00:00

Social Collaboration Tools ermöglichen viele neue Möglichkeiten und können viele positive Effekte erzielen. Ortsunabhängiges Arbeiten wird vereinfacht, der Zusammenhalt im Team wird gestärkt, Arbeitsprozesse werden effizienter und es wird vermehrt Wissen ausgetauscht. Um diese Vorteile und Möglichkeiten in einem vollen Umfang ausschöpfen zu können, bedarf es jedoch mehr als eine einfache Einführung eines solchen Tools.

Verbesserung_der_Zusammenarbeit_im_Team

Social Collaboration Tools – Was ist das eigentlich?

Unter Social Collaboration versteht man die Zusammenarbeit im Team anhand einer Software. Der Fokus liegt auf der Optimierung des Arbeitsprozesses und dem vereinfachten digitalen Austausch von Teammitgliedern. Diverse Funktionen der verschiedenen Tools lassen die Planung, Verwaltung, Analyse und die Organisation von Projekten ortsunabhängig durchführen

Einbeziehung der Mitarbeitenden bei der Implementierung von Social Collaboration Tools steht an erster Stelle

Es benötigt einen weitreichenden Change-Prozess, um den Mitarbeitenden die neuen Strukturen und Systeme nahezubringen. Laut einer Studie wird dieses Change Management von 70 Prozent der Unternehmen nicht durchgeführt und dieses führt zur geringen Akzeptanz neuer Social Collaboration Tools. Außerdem steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, wenn solche Maßnahmen durchgeführt werden, da der Sinn des neuen Prozesses nachvollzogen werden kann und der Umgang erleichtert wird.

Effizienzsteigerung des Teams durch Social Collaboration

Laut der Deutschen Social Collaboration Studie von 2020 wird von den Arbeitgebenden mit der Einführung einer Social Collaboration Software das Ziel der Verbesserung der Unternehmenskultur, gefolgt von dem Ziel der höheren Kundenzufriedenheit verfolgt. Die Kultur des Unternehmens kann sich in die Richtung verändern, dass mehr über die Hierarchieebenen und Fachbereiche hinweg kommuniziert wird. Die Unternehmenskultur und die Arbeitseffizienz der Nutzer stehen dabei in einem Wechselwirkungsverhältnis. Je mehr die Software bzw. das Tool in den Alltag des Unternehmens integriert wurde, desto höher ist auch die Effizienz bei den Nutzern.

Features von Social Collaboration Tools

Die Social Collaboration Tools bieten eine große Zahl von Funktionen die effizient genutzt werden können, um die besten Ergebnisse zu erzielen und die Zusammenarbeit so leicht wie möglich zu machen.

  • Filesharing: Das Teilen und das gemeinsame Arbeiten an einer Datei ist eine der wichtigsten Features dieser Tools. Die Dateien sind somit für die berechtigten Nutzer von überall zugriffsbereit.
  • Echtzeit-Kommunikation: Individuelle Projektboards, Kommentarfunktionen, Video-Telefonie, Chats oder E-Mail geben die Möglichkeit, in sekundenschnelle den anderen Nutzern Informationen und Updates zu geben.
  • Kalender: Der gemeinsame Kalender bietet allen die Option Termine einzusehen und relevante Termine zu teilen.
  • Management-Funktionen: Mit diesen Funktionen können Ressourcen aufgeteilt und organisiert werden sowie Arbeitsprozesse und Updates dokumentiert und analysiert werden.

Erfolgreiche Implentierung in sechs Schritte

1. Festlegung des Tools, welches genutzt werden soll
Die zuständige Person, die diesen Schritt der Einführung umsetzt, sollte sich bei dem ausgewählten Tool über die Funktionen bewusst sein. Das bedeutet, die Kenntnisse und Regeln in einem Dokument niederzuschreiben, das für die Nutzer zugänglich sein wird. Dadurch wird deutlich, welche Funktionen des Tools genutzt und wie sie genutzt werden.

2. Organisation der Arbeit
Wie soll die Ordnerstruktur aussehen? Wie sollen welche Dokumente hochgeladen werden? Es muss ein System festgelegt werden, wie das Team die Arbeit anordnen soll z. B. nach Kunden oder nach Ergebnissen etc. und eine einheitliche Namensgebung von Aufgaben vorgegeben werden.

3. Test-Einführung mit einer Kleingruppe
Die Überlegungen und niedergeschriebenen Funktionen, Hinweise und Regeln sollten vorab mit einer Kleingruppe durchgegangen werden, um die Verständlichkeit und Anwendbarkeit zu testen. Somit kann Feedback eingeholt und Verbesserungen vorgenommen werden. Dieses führt zu einer Nutzenoptimierung und einer höheren Akzeptanz des Restteams.

4. Jetzt kann das gesamte Team loslegen
Wenn die Kleingruppe keine Verbesserungsvorschläge mehr hat und ein Konzept entworfen wurde, wie das Tool an die ganze Belegschaft gebracht werden kann, kann die Einführung bei dem kompletten Team geschehen. Hier ist es wichtig, das Team zu schulen. Zuerst sollte das Tool vorgestellt werden und anschließend die Funktionen, Regeln, etc. erklärt werden. Danach kann die schrittweise Einführung starten.

5. Offen sein für Feedback
Auch das Team sollte Feedback geben und die Anwenderfreundlichkeit bewerten. Hiermit kann die Nutzung immer wieder optimiert und eine effizientere Arbeitsweise der Mitarbeitenden erreicht werden. Die Belegschaft sollte auch weiterhin Hilfestellungen angeboten bekommen, da der Lernprozess bei jedem unterschiedlich schnell abläuft.

Mit diesen Schritten kann einer effizienten Nutzung nichts mehr im Weg stehen!

Welche Social Collaboration Tools stehen überhaupt zur Verfügung?

Es gibt genügend Tools, die die Zusammenarbeit vereinfachen. Es muss hier geklärt werden, welche Funktionen gebraucht werden und ob Kosten anfallen dürfen.
Hier sind einige Tools, die in vielen Unternehmen genutzt werden:

Unbenannt

 

Wir sind uns bewusst, dass auch bei der Implementierung unserer Software der Einführung und Begleitung eine große Bedeutung zukommt. Deshalb implementieren wir mit Ihnen zusammen die Software und auch danach unterstützt Sie unser Support dabei, Ihre Fragen und Unklarheiten schnellstmöglich zu klären.

Jasmin Sturm

Geschrieben von Jasmin Sturm

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