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Warum eine Online-Zeit­erfassung so wertvoll ist

12.03.2020 09:00:00

Die digitale Zeiterfassung ist inzwischen in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil. Klassischerweise loggen sich die Mitarbeitenden über ihren Computer in eine Zeiterfassungssoftware ein oder stempeln sich beim Betreten des Unternehmensgebäudes an stationären Terminals per Zeitkarte oder teilweise sogar per Fingerabdruckscanner ein. Doch was ist, wenn Mitarbeitende zum Arbeiten nicht ins Büro kommen, etwa weil sie auf Geschäftsreise sind oder von Zuhause aus arbeiten? Die Online-Zeiterfassung schafft an dieser Stelle Abhilfe.

Mehr Flexibilität und Präzision

Die Online-Zeiterfassung ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sich von jedem Ort und jedem Endgerät aus einzubuchen. Die Zeiterfassungssoftware funktioniert dabei wie ein Timer: Mit der Einbuchung durch den oder die Mitarbeitende startet die Zeiterfassung und wird durch das Ausstempeln wieder beendet. Das Zeiterfassungs-Tool erfasst währenddessen automatisch die geleistete Istzeit.

Ein Online-Tool zur Zeiterfassung ist somit besonders interessant für Betriebe, in denen Mitarbeitende regelmäßig im Außendienst oder Home-Office arbeiten. So kann die Arbeitszeit auch außerhalb des Büros exakt und zuverlässig erfasst werden.

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Vorteile eines Online­tools zur Zeit­erfassung

Neben der Mobilität und Flexibilität hat die Online-Arbeitszeiterfassung noch weitere zahlreiche Vorteile gegenüber der Zeiterfassung via Exceltabelle oder stationärem Terminal:

✅ Einfache und unkomplizierte Implementierung

✅ Schnellere und effizientere Dokumentation der Arbeitszeit

✅ Geringere Anfälligkeit für Eingabe- oder Übertragungsfehler

✅ Geräteunabhängige Nutzung der Software

✅ Direkte Verfügbarkeit der Daten zur Kontrolle und Auswertung

✅ Benutzerfreundliche und einfache Bedienung

 

Funktionen einer Online-Zeiterfassung

 

Arbeits­zeit­erfassung Die Erfassung der gesamten tatsächlichen Arbeitszeit gehört zur Grundausstattung einer Zeiterfassungs-Software. Dabei berechnet sie die Zeit vom Einstempeln bei Dienstbeginn bis zum Ausstempeln bei Arbeitsende.
Berechnung von Pausen­zeiten Es gibt verschiedene Regeln für die Pausenberechnung. Entweder das sekundengenaue Stempeln von Pausen oder der automatische Abzug von Pausenzeiten gemäß den gesetzlichen Vorschriften. Im Idealfall sollte für jedes Arbeitszeitmodell eine eigene Pausenregelung zu hinterlegen sein.
Ver­waltung von Abwesen­heiten Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, etc.) online verwalten zu können, erspart viel Zeit und Aufwand. Die Einrichtung individueller Abwesenheiten, E-Mail-Benachrichtigungen, wenn der Abwesenheitsantrag genehmigt wurde und unkomplizierte Genehmigungs-Workflows stellen wichtige Unterfunktionen dar.
Employee-Self-Service-Portal Sorgen Sie für mehr Transparenz! Mit einem Self-Service-Portal haben Ihre Mitarbeitenden ihr Stundensaldo jederzeit im Blick. Auch Urlaubsanträge können so ganz bequem eingereicht werden.
Einbe­ziehung verschie­dener Arbeits­zeit­modelle Jedes Unternehmen hat verschiedene Arbeitszeitmodelle. Eine gute Zeiterfassungs-Software ist in der Lage verschiedene Modelle einzurichten und jedem Mitarbeiter das passende Modell zuzuweisen. Dabei enthalten die Arbeitszeitmodelle die tägliche bzw. wöchentliche Arbeitszeit, Pausenzeiten, Urlaubstage und Überstundenregelungen.
Schnitt­stellen zu anderen Abteilungen Verfügt die Software für Zeiterfassung über eine Schnittstelle zur Personalabrechnung, können beispielsweise Überstunden direkt abgerechnet werden. Die aufwendige Berechnung von Arbeitszeiten & Überstunden, die bei einfachen Handzetteln nötig wäre, bleibt den Verantwortlichen dadurch erspart.
Projekt­zeit­erfassung Die Zeiten, die für einzelne Projekte aufgebracht werden, müssen genau dokumentiert werden, um sie dem Kunden anschließend in Rechnung stellen zu können. Mit einer Zeiterfassungs-Software, die auch die Projektzeiten erfassen kann, können Sie Projekte, Tätigkeiten und Stundensätze genau definieren. Die Mitarbeitenden können ihre Zeiten somit genau dem jeweiligen Projekt zuordnen.

 

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